ビジネスチャットを活用すれば業務効率はアップする?

ビジネスチャットを活用すれば業務効率はアップする?

ビジネスの現場では社員と上司や、社員の間でのコミュニケーションが、プロジェクトの成功を左右することがあります。業務を効率的に行ない、プロジェクトを円滑に行なっていくために、どのようなツールが役立つでしょうか。

双方向のやりとりで便利な、ビジネスチャットというツールについて紹介します。

ビジネスチャットって何?

ビジネスチャットは業務効率をアップさせるコミュニケーションツールです。

このツールはメールと違って、リアルタイムで情報のやりとりができます。

双方向で情報の交換をリズムよく行なっていけるので、プロジェクトの業務効率を上げられます。

ビジネスでは、その場で判断してすぐに行動をするスピード感が大切ですから、ビジネスチャットは役立ちます。

ビジネスチャットは電話とは違う

ビジネスチャットはリアルタイムで情報のやりとりが出来ますが、電話とは違った利点があります。

電話は相手が出ない限りは、コミュニケーションが成立しません。

しかしビジネスチャットであれば、相手に情報を送っておいて、相手が後からその情報を読んですぐに返信できます。

ビジネスチャットが必要なのはどうして?

ビジネスチャットが今の企業に求められているのはどうしてなのでしょう。

  • コミュニケーションを取れる人数が多い
  • 情報共有が簡単
  • 色々な働き方が出来る

ビジネスチャットがあることによって、同時に多くの関係者と連絡が出来ます。

一対一のやりとりではなく、関係者全員と密にコミュニケーションを保てるのです。

プロジェクトの中での立場や責任が違っても、情報共有がきちんとできますし、それぞれがチームのメンバーであるという意識を維持するのにも役立ちます。

何らかの変更が生じたときに情報漏れが無いため、ビジネスチャットは必要とされています。

ビジネスチャットがないことで、情報の変更に気がつかない人や、連絡先から漏れている人などが出てくることもあるかもしれません。

最近は家で働くことを望む人や、子育て期間中だけ会社ではないところで仕事をしたい人が出てきています。

ビジネスチャットがあるなら、多様なニーズに応えていくことが出来るのです。

ビジネスチャットがあると会議が簡単になる?

ビジネスチャットがあると、会議を簡単にしていけるメリットがあります。

いちいち会議室に全員が集まらなくても、チャットに参加していることで、それぞれの場所ですぐに会議ができます。

ビジネスチャットのソフトがインストールされているパソコンやスマホがあれば、すぐに参加できる手軽さが人気です。

無駄の無い会議を行える

会議をすると、どうしても言いたいことが言えないこともあるでしょう。

目の前にいる人が提案した企画に、思ったことを言えないことがあるのです。

ビジネスチャットだと相手からのプレッシャーを感じにくいので、生産性のある会議ができます。

文字の方が、自分の意図を的確に伝えやすいと感じる人もいます。

プロジェクト管理が楽になる理由

プロジェクトを大人数で行なうときに大変なのが、スケジュール管理や課題の管理です。

いかに情報共有を効果的に行なうかがポイントとなります。

ビジネスチャットがあるなら、一瞬で情報共有が可能です。

管理職にあったとしても、現場の声をすぐに拾うことが出来ますし、新たに入った情報などを全員とすぐに共有できます。

正しい認識を共有できる

ビジネスチャットは、短くて簡単なテキストで情報を交換します。

そのため経験の浅い社員も、内容をよく理解しやすくなります。

勘違いや認識ミスが起きにくい環境を作ることが出来るのです。

何かを後から確認したくても、チャット履歴を見れば簡単にチェックできるのも便利でしょう。

ビジネスチャットってどんなときに使える?

ビジネスチャットを導入することによって、これまでメモでやりとりしていた伝言が必要なくなります。

取引先から電話が来ていましたとか、誰かが残した連絡先をメモでは無く、ビジネスチャットで本人にすぐに伝えられます。

メモがなくなるリスクや伝言が、本人に伝わらない行き違いなどを防げます。

営業先の情報を簡単に共有できる

出先で営業先を訪問していると、値段の調整や交渉の経過など上司と共有したい情報がたくさん出てきます。

会社に戻ってから書類を使って情報を共有していると、時間が掛かりますし、情報の伝達漏れが出てきます。

ビジネスチャットを使えば、営業先を訪問した後に、すぐにチャットで譲歩を伝えられます。

何か質問があれば即座に出来ますし、クライアントにスピーディに返答できるのもメリットでしょう。

写真などを使って、正確に出先での情報をやりとりできるのも助かるポイントです。

まとめ:ビジネスの現場ではチャットが使われていく

ビジネスチャットを活用することで、業務効率はアップしていきます。

スピードとシュアさが求められるビジネスの現場では、これからますますこのツールが使われていくでしょう。

ビジネスチャットによって報告や連絡、さらに相談などの、ホウレンソウが確実に行なわれていくのは凄いことですね。

ビジネスチャットを活用すれば業務効率はアップする?

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